Datenbankbasierte Risikoanalyse und stringenter Projektablauf
Bild 2: Projektansatz
Die obigen Ausführungen machen deutlich, dass die Implementierung eines solch komplexen Systems kein leichtes Unterfangen ist. Die Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass folgende Aspekte entscheidend für das Gelingen eines solchen Projektes sind: Es müssen auf der einen Seite die richtigen Personen identifiziert und adäquat involviert werden. Auf der anderen Seite müssen die steuerlichen Risiken umfassend erkannt und wirksame Kontrollmechanismen gefunden werden. Schließlich ist es auch wichtig, ein solches Projekt in einem angemessenen Zeitrahmen durchzuführen, um die innerbetrieblichen Abläufe nicht über Gebühr zu belasten.
Unter Berücksichtigung dieser Aspekte empfiehlt sich eine datenbankbasierte Risikoanalyse, die eine schnelle und vor allem sichere Erfassung der denkbaren Risiken ermöglicht. Die auf dieser Grundlage pro Steuerart generierte Risikokontrollmatrix muss dann zukünftig seitens des Steuerpflichtigen laufend gepflegt und ggf. erweitert werden.
Daneben sollte von vorne herein ein stringenter Projektablauf geplant und umgesetzt werden. Die Erarbeitung der Risikokontrollmatrizen im Rahmen der Ist-/Soll-Analyse sowie die Ableitung eines individuellen Umsetzungsvorschlages sind erfahrungsgemäß innerhalb von drei bis sechs Monaten durchführbar. Die Dauer der daran anschließenden Implementierungsphase hängt maßgeblich vom Umfang der neu einzuführenden Grundsätze, Maßnahmen und Kontrollen ab. Hier kann eine Projektlaufzeit von 6 bis 12 Monaten realistisch sein (Bild 2).
Überwachung der Wirksamkeit eines steuerlichen Kontrollsystems
Die Wirksamkeit eines steuerlichen Kontrollsystems muss nach der Implementierung regelmäßig überprüft werden. Zu überwachen sind beispielsweise die einzelnen Aktivitäten, die Einhaltung der Richtlinien, die Prozessabläufe und die Schnittstellen. Darüber hinaus muss regelmäßig überdacht werden, ob auf Grundlage der aktuellen Unternehmenssituation veränderte Risikostrukturen entstehen. Auch können IT-basierte Lösungen bzw. Tools dem Steuerpflichtigen effektiv helfen.
Zusammenfassung
Die Finanzverwaltung hat den Steuerpflichtigen die Möglichkeit eröffnet, die verantwortlichen Personen durch die Implementierung eines steuerlichen Kontrollsystems vor strafrechtlichen Vorwürfen zu schützen. Aber nicht nur dieser Aspekt spricht für die Einführung eines solchen Systems. Darüber hinaus bietet die Errichtung und Verbesserung eines steuerlichen Kontrollsystems die Möglichkeit, interne Prozesse und Strukturen effizienter zu gestalten, Zuständigkeiten klar zu regeln und letztlich Reputations- und finanzielle Risiken für das Unternehmen zu vermeiden und Sicherheit zu schaffen.
Inzwischen haben viele Unternehmen die Zeichen der Zeit erkannt und sich durch die Einführung eines steuerlichen Kontrollsystems entsprechend positioniert. Aber noch nicht alle Unternehmen haben diese Möglichkeit genutzt und versäumen damit eine wichtige Chance. Darüber hinaus empfiehlt es sich, nach Einführung eines steuerlichen Kontrollsystems die neuen Prozessabläufe durch IT-basierte Lösungen zu unterstützen und effizient auszugestalten.