„Richtig eingesetzt erleichtert die elektronische Rechnungsstellung die eigene Buchhaltung und führt zu schnelleren Zahlungen,“ Sascha Dörr, Geschäftsführer der cortility gmbh. (cortility GmbH)
Elektronische Rechnungen sind per Gesetz ab dem 1. Januar 2025 Rechnungen, die die CEN-Norm EN 16931 erfüllen. E-Rechnungen stellen im Gegensatz zu Papierrechnungen oder PDF-Dateien Inhalte in einem strukturierten und maschinenlesbaren Datensatz dar. Sie können elektronisch übermittelt und empfangen sowie automatisiert weiterverarbeitet werden. Diese Norm wird von den Formaten ZUGFeRD (ab Version 2) und XRechnung erfüllt. Eine reine PDF-Rechnung ist keine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Für den Rechnungsversand gelten folgende Regelungen:
Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Der Vorrang der Papierrechnung entfällt, der Empfang von E-Rechnungen, die die CEN-Norm EN 16931 erfüllen, ist verpflichtend. Diese Norm wird von den Formaten ZUGFeRD (ab Version 2) und XRechnung erfüllt. Eine reine PDF-Rechnung ist keine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Angesichts des zu erwartenden hohen Aufwands für die Unternehmen hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen: Für B2B-Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die Norm EN 16931 erfüllen, übermittelt werden, wenn der Empfänger dem zustimmt. Für B2B-Umsätze aus dem Jahr 2027 dürfen noch Papierrechnungen und nicht dem neuen Format entsprechende elektronische Rechnungen übermittelt werden, wenn der Rechnungsaussteller einen Jahresumsatz von unter 800.000 Euro hat und der Empfänger zustimmt.
Ab 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden, die dem Format EN 16931 entsprechen.
Ab 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen im Format EN 16931 zu versenden. Papierrechnungen und sonstige elektronische Formate entfallen.
„Die Umstellung wird von vielen Unternehmen als zusätzliche Belastung, als weiteren bürokratischen Albtraum wahrgenommen“, stellt Sascha Dörr, Geschäftsführer der cortility gmbh, fest. Doch die elektronische Rechnung habe auch für Unternehmen auch Vorteile: „Richtig eingesetzt erleichtert die elektronische Rechnungsstellung auch den Eingangsrechnungs-Workflow im Unternehmen und führt zu schnelleren Zahlungen durch die Auftraggeber. Für die Unternehmen ist es die Gelegenheit, ihre Prozesse zu optimieren sowie die Effizienz und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Mit dem richtigen Partner an der Seite können diese Herausforderungen gemeistert werden “, so Dörr.
Lösungen/Produkte für den Rechnungsversand
Die cortility gmbh hat sich bereits vor Jahren dem Thema des elektronischen Rechnungsversands angenommen und eine E-Invoicing-Lösung entwickelt. Zahlreiche Kunden haben diese Lösung bereits im Einsatz. Mit der Lösung können Unternehmen ausgehende SAP-SD-Rechnungen (und SAP-IS-U-Rechnungen) in elektronische Rechnungen, im Sinne des Gesetzes, konvertieren, um Anlagen erweitern und versenden. Sie unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. Der Versand kann über unterschiedliche Technologien wie E-Mail oder per SOAP-Protokoll erfolgen. Sie ist die ideale Lösung um ausgehende Rechnungen elektronisch zu versenden.
Lösungen/Produkte für den Rechnungseingang
Die Anforderung im Rechnungsempfang durch die neue gesetzliche Regelung können Kunden mithilfe des cortility-Invoice-Mail-Produkts (CIM) abdecken. Das Mailpostfach wird für den Empfang von elektronischen Rechnungen fit gemacht. Es werden sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD unterstützt und die Rechnungen lassen sich ins ERP-/SAP-System einspielen.
„Über die gesetzliche Anforderung hinaus können unsere Experten zusätzlich mit einem flexiblen Workflow beim Eingang von Rechnungen unterstützen. CIM kann nahtlos in den ERW (Eingangsrechungsworkflow) einliefern. Hier haben Kunden die Möglichkeit, einen auf Sie zugeschnitten Workflow auszuführen. Komplexe Freigabeprozesse, Doppelimport-Prüfung, Kontierung, Zahlungsfreigaben, Fälligkeitsagent, zusätzliche Archivierungen und vieles mehr ist bereits im Standard enthalten und kann individuell ausgeprägt werden“, sagt Sascha Dörr.
Fazit
Es geht kein Weg an der eRechnung vorbei, außerdem liegen die Vorteile der automatischen Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten für den effektiven Unternehmens-Workflow auf der Hand. Immer mehr Unternehmen erwarten, dass ihre Partner damit umgehen können. Von daher wird der Druck zur Umstellung immer größer. Der Zeit- und Ressourcenaufwand darf aber nicht unterschätzt werden. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, Projektstrukturen frühzeitig zu implementieren. Ein Tipp von Sascha Dörr: "Treten Sie schon jetzt mit Ihren Debitoren/Kreditoren in Kontakt und klären Sie, wer ab 2025 elektronische Rechnungen versenden oder empfangen möchte.“