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Unternehmen fühlen sich unsicher, wie sie die Aufbewahrungspflichten richtig erfüllen. Ein aktueller Entwurf erfüllt jedoch nur kaum den Wunsch nach mehr Klarheit.
Die »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff«, kurz GoBD, werfen in der Praxis unzählige Probleme auf, seit diese 2015 in neugefasster Form gelten. Die restriktiven Regelungen (z. B. bei Systemwechsel, Archivierung und die hohen Anforderungen an die Verfahrensdokumentation) sind aufgrund unbestimmter Rechtsbegriffe und beispielhafter Aufzählungen oft ungenau. Trotzdem drohen Unternehmen bei formellen Fehlern massive Hinzuschätzungen durch die Finanzverwaltung (z.B. Formale Fehler bei Massentransaktionen). Das BMF hat reagiert und am 05.10.2018 einen Entwurf versandt. Dieser setzt jedoch nur einen Teil der Forderungen aus der Praxis, allen voran eine Initiative der Bundessteuerberaterkammer um.
Erhält ein Steuerpflichtiger Daten von anderen Unternehmen (z.B. Eingangsrechnungen) und konvertiert diese in sein unternehmenseigenes Inhouse-Format um sie intern weiterzuverarbeiten, sind bisher beide Versionen miteinander verknüpft zu archivieren. Auch hier lenkt das BMF nun ein: unter bestimmten Voraussetzungen (u.A. keine Änderung oder Einschränkung der Inhalte, Auswertbarkeit oder Dokumentation) ist die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ist ausreichend.
Zudem erfreulich: Sofern die Belege zeitnah gescannt werden, will das BMF nun das Scannen per Smartphone z.B. auf Dienstreisen im Ausland zulassen. Doch viele weitere Praxisprobleme bleiben im Entwurf unberücksichtigt: In der Außenprüfung regelmäßig streitig ist der Einbezug von Vor- und Nebensystemen. Denn grundsätzlich unterfallen dem Datenzugriff auch der Buchhaltung vorgeschaltete Systeme. Beispielsweise werden Vorsysteme in der Warenwirtschaft oder Programme zur Rechnungserstellung häufig nicht entsprechend den strengen Anforderungen der GoBD gepflegt.
1. Mehr als nötig
Auch der Umfang der Aufzeichnungspflichten ist einigen Unternehmen unklar, denn das BMF-Schreiben führt hierzu nur einige Beispiele an. Je nach Tätigkeit können aber spezielle branchenspezifische oder gewerberechtliche Aufzeichnungspflichten in Frage kommen. Die Unsicherheit führt dazu, dass viele Unternehmen mehr Unterlagen als erforderlich aufbewahren. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen sind ohne externe Berater schnell überfordert. Für sie sind zeitgerechte Buchungen und lange Aufbewahrungsfristen besonders schwer zu handhaben. Auch das Outsourcing von Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichten befreit die Unternehmen nicht generell von den GoBD, denn die Verantwortung zur Einhaltung der Vorschriften bleibt beim Steuerpflichtigen. Ein Testat oder Zertifikat erkennen die Finanzbehörden bisher nicht an.
2. Unveränderbarkeit
Auch bei Konzernen stoßen die hohen Anforderungen der Finanzverwaltung zu einer ordnungsgemäßen Buchführung auf Schwierigkeiten. Kommt es beispielsweise zu einem Wechsel in der IT-Ausstattung, zwingt die vorgeschriebene Unveränderbarkeit der Daten dazu, diese im alten System weiterhin vollumfänglich verfügbar zu halten. Eine zeitgemäße und praktikable Lösung ist das nicht, denn Software-Update und Programmwechsel sind heutzutage üblich und eine vollständige Migration aufwändig.
3. Fazit
Unternehmen sollten in allen Unternehmensbereichen steuerrelevante Daten, Prozesse und Systeme identifizieren und auf die Ordnungsmäßigkeitskriterien der GoBD hin prüfen, den Datenzugriff sicherzustellen und eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation erstellen. Dies stellt zahlreiche Unternehmen gerade in den kritischen Bereichen bei Systemwechsel, Archivierungsanforderungen und die Anforderungen an elektronische Rechnungen inklusive elektronischem Datenaustausch (EDI) vor große Herausforderungen. Die Verbände haben nun die Möglichkeit, zum Entwurf Stellung zu nehmen. Es bleibt abzuwarten, ob die Finanzverwaltung den Steuerpflichtigen weiter entgegenkommt.