Mehr als jede dritte befragte Person gibt an, täglich über eine Stunde Arbeitszeit mit ineffizienten Abläufen zu verlieren. (Bild: Adobe Stock)
Ineffiziente Prozesse haben einen erheblichen Einfluss auf die produktive Arbeitszeit und das Wohlbefinden von Mitarbeitenden. Dazu hat Allgeier inovar in Zusammenarbeit mit dem Meinungsforschungsinstitut Civey 1.000 Erwerbstätige mit überwiegend administrativen Aufgaben befragt. Mehr als jede dritte befragte Person (36 %) gab an, täglich über eine Stunde Arbeitszeit mit ineffizienten Abläufen zu verschwenden. Bei konservativer Rechnung summiert sich dies auf 220 Stunden bzw. 28 Arbeitstage pro Jahr.
Insbesondere organisatorische und technische Reibungsverluste werden als Zeitfresser genannt. Während 38 % der Befragten die Dokumenten- und Informationssuche in ihrem Arbeitsalltag aufwendig finden, nennen 33 % den Wechsel zwischen zu vielen Tools und Systemen als Produktivitätsbremse. 29 % der Befragten beklagen unklare Zuständigkeiten. 25 % empfinden die Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen als häufig sehr zeitintensiv. 24 % nennen die manuelle Dokumentenverarbeitung als wesentliche Ursache für zusätzlichen Aufwand.
Erhebliches Optimierungspotenzial
Die Studie zeigt, dass in der Prozessoptimierung noch enormes Potenzial steckt. Zeit, die aktuell nicht für Kunden, Projekte und Fachaufgaben zur Verfügung steht. Die „verlorene“ Zeit zu heben, wäre für Unternehmen ein Ansatz, in Zeiten von Fachkräftemangel und Kostendruck vorhandene Kapazitäten besser zu nutzen.
Als Folge unzureichender Prozesse nennen 57 % der Befragten Stress und Frustration. Jeder zweite Befragte (50 %) erklärt, dass dadurch weniger Zeit für wichtige Aufgaben zur Verfügung steht. 39 % berichten von Verzögerungen bei Entscheidungen. Zudem berichten die Befragten von einer erschwerten Zusammenarbeit im Team, vermehrten Überstunden und beeinträchtigter Konzentration als Folge ineffizienter Prozesse.
Chancen sehen die Befragten in der Automatisierung Der größte Hebel wird in der Dateneingabe und -übertragung gesehen. 35 % sehen Optimierungsbedarf in der Informationssuche. Weitere 30 % wünschen sich Verbesserungen bei Reporting und Dokumentation. 28 % nennen die Bearbeitung von Rechnungen und Verträgen als zentralen Ansatzpunkt für Automatisierungen.
Deutliche Umsetzunglücken
Die Studie offenbart eine deutliche Lücke zwischen in Unternehmen erkannten Automatisierungspotenzialen und tatsächlicher Umsetzung. Lediglich 20 % der Befragten gaben an. Dass die Verarbeitung von Rechnungen, Verträgen oder Freigaben vollständig digitalisiert ist. Weitere 35 % gaben an, dass ihre Prozesse überwiegend digitalisiert sind. Demgegenüber arbeitet knapp jedes fünfte Unternehmen (17 %) noch größtenteils oder vollständig manuell. In diesem Zusammenhang weist Allgeier inovar darauf hin, dass auch mit weiteren regulatorischen Anforderungen der Druck auf Unternehmen steigt, Dokumentenprozesse zu digitalisieren – bspw. mit der Einführung der E-Rechnung.
Zur Studie: allgeier-inovar.de