Neue web-basierte Tools können rasch detaillierte Daten für den Vertriebs- und Beschaffungsprozess zusammenführen und den Mitarbeitern bedarfs bzw. aufgabenorientiert anzeigen (Quelle: Adobe Stock)
Kleine Eingriffe – große Wirkung
Die Zusammenarbeit zwischen Energievertrieb und Beschaffung/Handel in den Energieversorgungsunternehmen (EVU) beinhaltet heute oft zeitaufwändige Teilschritte oder intransparente Ergebnisse. Die Erstellung der Absatzprognosen, deren Bündelung/Aggregation und Weitergabe der zu beschaffenden Mengen an die Beschaffung sowie die Steuerung und Überprüfung des Vertriebs- und Beschaffungsprozesses laufen oft nicht flüssig und schnell genug ab. Auch in den IT-Systemen der EVU ist der Gesamtprozess meist berechnungsintensiv, schwer nachvollziehbar und überprüfbar. Auch das Handling der weiter steigenden Datenmengen – z.B. tausende hochaufgelöste Prognosen über vier Jahre mit je über 140.000 Viertelstundenwerten – wird immer aufwändiger und aktuelle Informationen stehen oft nicht rechtzeitig zur Verfügung. Demzufolge wird häufig „Pi mal Daumen“ an der Realität vorbei beschafft und es müssen kurzfristig Lücken geschlossen oder Long-Positionen verkauft werden.
Um den abteilungsübergreifenden Prozess zwischen Vertrieb und Handel zu verbessern, gab es bisher nur wenige passende IT-Lösungen, die schnellere, transparentere und wirtschaftlichere Abläufe ermöglicht hätten. Außerdem hat man in der Vergangenheit oft aufwändig an Details geschraubt (z.B. die Verbesserung einzelner Prognosen durch Hinzunahme eines weitere Einflussfaktors), ohne damit nennenswerte Ergebnisse im Bezug zur Gesamtmenge zu erzielen. Damit hat man in den meisten Fällen weder die Geschwindigkeit erhöht noch die Transparenz für Nicht-Mathematiker verbessert.
Inzwischen sind im Zuge von Digitalisierung, Big Data und Web-Technologien hilfreiche Software-Lösungen entstanden, die den EVU neue Wege zur Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg eröffnen. Die Lösungen ermöglichen eine passgenauere Beschaffung, die Nutzung/Analyse der großen Datenmengen und darauf basierend die schnelle Beantwortung jeglicher Fragestellungen sowie eine verbesserte Zusammenarbeit des Vertriebs mit den Kunden. Sie lassen sich in die bestehende IT-Landschaft der EVU einbauen, um Prozesslücken zu schließen, punktgenau für Transparenz oder Schnelligkeit zu sorgen und die Anwender besser zu unterstützen. Wie das konkret aussehen kann, zeigt dieser Beitrag auf.
Realitätsnahe Absatzmengen
Zur Bestimmung der zu beschaffenden Menge müssen heutzutage noch in vielen EVU die Vertriebsmitarbeiter die Daten zu RLM- und SLP-Kunden aus diversen Quellen (Energiedatenmanagement-System (EDM), Excel-Dateien mit Neukunden usw.) zusammensuchen und die prognostizierten Absatzmengen manuell aufsummieren. Auf diese Weise kommt es schnell zu Differenzen in der Mengenmeldung zwischen Vertrieb und Handel, die die hohe Qualität der einzelnen Prognosen konterkarieren. Zudem kann es schnell mehrere Stunden dauern, die Mengen zusammenzutragen. Die resultierende Menge ist schwer nachvollziehbar und überprüfbar, Fehler lassen sich kaum finden.
Effizienter wird es, wenn alle Daten in einer zentralen Angebots- und Produktkalkulation (ggf. in Verbindung mit einem CRM-System) zusammengeführt sind. Von dort lassen sich die Absätze nach Beschaffungssegmenten automatisiert und strukturiert jeden Tag neu zu Kurz- und Langfristprognosen aggregieren. Hilfreiche IT-Tools wie eine automatisierte Absatzaggregation bieten hier einen deutlichen Zeitgewinn gegenüber der manuellen Vorgehensweise – z.B.: Eine Aggregation von 100.000 Einzelprognosen für vier Jahre dauert weniger als eine Minute. Die Kurzfristprognosen über drei bis fünf Tage sind in wenigen Sekunden errechnet (beide Berechnungsbeispiele mit der BelVis+ Absatzaggregation von KISTERS). Das erspart dem Anwender lästige Wartezeit und den sprichwörtlichen Gang zur Kaffeemaschine (Abb. 1).
Der Absatzportfolio-Manager prüft das Berechnungsergebnis der Absatzaggregation und übergibt die Daten für die Beschaffungssegmente an die Beschaffung. Die erfolgreiche Übertragung in die Bücher des Portfolio-Managements erkennt er an der entsprechenden Rückmeldung des IT-Systems.
Insgesamt steht hier ein sehr transparenter, sehr schneller und sehr genauer Prozess zur Verfügung, der auch Nicht-Entwicklern und Nicht-Mathematikern einfache, komplette Übersichten und Prüfungen ermöglicht.